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2017-07-31 23:40:31 人氣(3304) | 回應(1) | 推薦(2)

三天變出來一個盛大彩虹戶外生日趴(完結篇)

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你相信這場"盛大彩虹生日晚宴派對"是三天變出來的嗎?





































話說七月中的某一個週一,我忽然接到一位小姐的電話:"請問你們辦戶外婚禮,那有沒有辦戶外活動的?"

"有啊!您是要辦什麼活動?"
"是這樣,我剛從國外回台灣過暑假,想順便給我六歲女兒辦一個生日party,請的人不多,大概只有四十個人,我看到你們有場地是嗎?"
"有啊,"我一面回答,腦子裡一面啪啪啪地跳出許多畫面---場地、布置、節目.....,這對我一點都不困難,比辦戶外婚禮簡單多了,於是我又問她:"那請問要哪一天呢?中午還是晚上?"
"禮拜六晚上,"她接著又說了一個日期,我先沒會意過來,等拿起桌曆看一眼,馬上差點跳起來,呼道:"那就是這個禮拜六啊?"
"是啊!我們決定的很臨時,只有幾天時間,不知道你們能不能接?"

我扳手指算了一下,這個禮拜六晚上的活動,禮拜五就要進場施工,也就是說;我們只有三天的籌備時間!!如果我順利完成,這又將是破紀錄的工作成績了! 因為我擁有完整和強大的工作團隊,所以相信一定可以來得及完成,於是我管他三七二十一,馬上先答應再說:"沒問題!絕對來的及!"

她告訴我想要戶外的大型充氣遊戲,第二天我馬上連絡到廠商,因為那段時間天候極端不穩定,不是爆曬酷熱,就是大雷雨,所以我規劃充氣遊戲必須放在我預定的場地木棚裡。因為充氣遊戲是塑膠製,遇到晴天大太陽會發燙,遇到下雨就泡湯不能玩了。

我上網挑選充氣遊戲時,刻意挑選高度和寬度能放置在木棚裡的,結果發現高度都太高了,只有兩個高度可能剛剛好頂住木棚屋頂。於是我打電話跟場地主管確認木棚的高度和寬度,場地主管說不行啊,因為木棚上有一根根橫梁,比屋頂低,會卡住充氣遊戲最高點。




那位小壽星的媽媽說那就放在草地上,不是沒問題了嗎?最美的畫面雖然是彩色充氣遊戲放在陽光下的大草坪上,可是我為了擔心和防患前述兩點,堅持還是放在木棚裡較安全。於是我又跟充氣遊戲廠商討論解決辦法,我把場地的照片傳給他看,他看過之後,靈機一動,說橫梁之間有空隙,充氣遊戲的最高點可以想辦法喬位置剛好塞進橫梁之間的空隙處。於是我幫他約了場地主管,次日立刻去看場地。

乍看是個小小派對,要花的工夫和動員的人馬可不少;充氣遊戲和晚宴燈光都需要發電機,外燴要趕快敲好菜單,另外還需要帳篷、桌椅、圍布;備餐區的隔屏、場地布置、氣球拱門,加起來將近十家廠商,但是這十家廠商都要先等我畫出場地桌位配置圖,才能進行下一步;設計、報價等等。

於是我熬了個通宵,趕緊畫出桌位動線配置圖,一一傳給所有廠商。後來人數又有增加,我又重新計算更改配置圖,再傳給每個廠商。同時和那位媽媽密切保持訊息聯繫,因為時間急迫,付款回簽報價單都很阿莎力,全部在活動前都全額付清。

我問她有沒有想要什麼風格的party,她說她女兒想要"彩虹"。於是我和場布人員討論設計,將全場色調定為彩虹色,logo圖檔也採用七彩的花葉框,搭配可愛的小公主。




時間很緊迫,所以將近十家廠商的作業都要同步進行,我變成溝通、統合、設計、計價的樞紐。

充氣遊戲廠商去看過場地的木棚,回覆說可以把充氣遊戲運到現場再喬位置,確定是可以放。於是我把用餐區和取餐區定在木棚後的草坪上,場地配置問題算是解決了。



活動設計規劃



















下午茶點心。





我們還準備了拍照用的小道具。













注意到沒有?依照慣例,我的服裝一定要配合我辦的活動色調。












桌上每張盤上的餐巾紙也是經過我和場布人員費心討論和設計出來的。


每張桌上都放著LED亮晶晶燭杯,原本我打算晚上把燈都關掉,燭光點點,非常浪漫,但又顧及有很多長輩和小孩,場地太暗就容易跌撞,猶豫再三之下,還是決定夜晚讓燈光大亮。



我們的插花非常精緻,天堂鳥被修剪成一隻栩栩如生、振翅欲飛的美麗天堂鳥。







活動前一天晚上我才跟廠商租了水霧扇過來,因為前一天我們進場施工時,木棚內雖然全部都大開電風扇,但還是有點悶熱,我擔心小朋友跑跑跳跳玩充氣遊戲會熱昏了,趕緊臨時叫來兩台水霧扇,一台放在下午茶區和充氣遊戲中間,一台放在戶外宴會區。戶外因為有樹蔭涼風,反而比木棚內舒爽。



後來證明我的當機立斷是正確的,女主人也很乾脆,該花的錢就給他花下去。




紅色公主風的是跳跳床。






藍色海洋風超長的是海洋障礙賽遊戲,小朋友超愛這一款。





大人小孩各取所需,因為小孩遊戲區和爸媽的宴會區相連,小孩遊戲區又在室內,所以爸媽可以很放心。








最有趣的是活動前一晚,媽咪女主人忽然發訊息給我看一張很多小孩玩水的照片,她說聽朋友說這場地有游泳池大家想帶游泳衣,我很奇怪我在這場地辦過多場戶外婚禮,從未聽說有游泳池,馬上打電話把場地主管從床上叫起來問,他說那不是游泳池,是建築之間一塊低凹的廣場,被他們放滿水,給小孩玩水。

於是我拜託他也幫我們放水,他說那本來要收費的,對我就算了,答應第二天在活動下午茶開始前就先放滿水給我們小朋友去玩。




你看小朋友游得煞有介事,其實水深才到小朋友小腿呢!






游泳池四周的VIEW倒是挺不錯。



小朋友還在玩耍時,大人就休閒地坐著聊天。


































華燈初上,開飯了!


很多新人和家長一聽"自助餐婚宴",就會害怕"會不會大排長龍啊?"、"會不會很擠啊?",我說我辦的自助餐婚宴從未發生過那種情況,因為一個專業的婚禮統籌很會安排取餐檯的動線。看照片就知道了。會大排長龍的情況都是因為動線安排得不洽當不專業。




賓客全部集中到用餐區時,我就把下午茶區的水霧扇也移到宴會區來。














這是我們用展板搭建的備餐區。

主人家邀請我和工作人員一起用餐。





天氣熱,我只對甜點有胃口。



剛吃完飯,小朋友就迫不及待跑去玩了,後面的草坪也是遊戲的好地方。








躲貓貓的好地方!














重頭戲:小壽星切生日蛋糕了。





















大家分享幸福小公主的六歲生日蛋糕。








跳跳床變成大小孩的私密小天地。


講悄悄話、打撲克牌、翻筋斗










夜幕低垂,小朋友玩的都不想走。





我們設計的小公主六歲生日logo板被拿回家做為寶貴的紀念品,相信這天的生日派對也讓他們全家終生難忘。





媽咪女主人告訴小壽星說:"是這位阿姨幫你辦的生日partyㄟ!跟阿姨合照一張紀念照!"

看到這些照片,如此搞工和精緻細膩,一定不相信是三天變出來的吧!

希望將來她長大仍記得我。祝福她永遠如此幸福快樂!





戶外活動規劃戶外生日party西式自助餐戶外派對
台長:玥羽
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日誌分類: 活動設計規劃


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2017-08-01 09:15:09